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〜安部流〜 仕事効率化術

みなさま、ご無沙汰しております!
プランナーの安部です!

気づけばもう12月!
デジタルバンクの安部としても3年目に突入し、本当に時の早さを実感するとともに、入社して2年ちょっとで多くのお客様とお話をさせていただくことができ、光栄に感じています。

最近もありがたいことに忙しくさせていただいており、毎日県内を駆け回っています。
おそらくデジタルバンクのプランナーの中で一番移動距離が長いと思っているのですが、移動時間が長いと中々PC作業をする時間が減ってくるため、業務がパンパンになってしまうことも多々あります。
別のスタッフに同行していただく時に「運転代わるよ」とありがたいお言葉をいただくのですが、乗り物酔いが激しいという弱点がございます笑

ですので、外出先から帰ってきた後にどれだけ効率よく、クオリティの高いをするかということが僕の毎日の課題です。
そこで、本日は安部流お仕事効率術についてお話をさせていただきます。

①タスクを見える化
②出勤時や移動時間にシミュレーション
③1週間の仕事の流れを整理

①タスクを見える化
 これはやっている方も多いのではと思いますが、やはりやるべきことを見える化することは大事だなとつくづく感じます。
 やることが増えれば増えるほど、頭が容量オーバーになるため、僕は「Trello」というオンラインサービスを使用して、タスク管理をしています。
 「今週やること」「明日やること」「今日やること」「完了」の4項目に分けてタスク整理をし、作業する順番や緊急度を管理しています。

 例えば外出先等で電話で見積書の依頼やHP修正の依頼をいただいた際にタスクを記入しておけば、帰社した際に何をしなければいけないのかが明確になりますので、非常に助かっています。

②出勤時や移動時間にシミュレーション
 これは1日の中で必ずやっていることです。
 僕は自転車や車で出勤することが多いので、出勤の時間を活用して、1日の流れをシミュレーションしています。
 「●時に打ち合わせがあるから、○時〜○時は事務処理できるからこの作業をやろう」といったことを定時までの1日分をシミュレーションします。
 こうすることで、出社したら何から始めないといけないのかが明確になり、無駄な動きが減ってきます。
 ただ、急な打ち合わせや外出などはありますので、打ち合わせ終わりなどに少し休憩を挟みながら、その時間以降のシミュレーションを再度行い、仕事に向かっています。

③1週間の仕事の流れを整理
 1週間パンパンに打ち合わせを詰めてしまうと打ち合わせで依頼されたことがこなせなくなってしまうため、事務処理をメインに行う日を可能な限り作るようにしています。
 基本はその日のうちに業務をこなす様にしていますが、丸一日外出している日が続いたりすると全てをコンプリートすることが難しい時もあるため、1日以内にという目標はもちろんですが、1週間の間にその週にいただいたお仕事は全て完了させる様に心がけています。
 したがって、1日単位でスケジュールを考えるのではなく、急な打ち合わせにも対応できる様にある程度余裕を持ったスケジュールを立てることを意識し、業務が多い時にリカバーできるような1週間の計画を立てています。

本日お話しさせていただいた3つの事は社会人なら当たり前でしょ!と言われるかもしれませんが、しっかりとこなそうと思うと意外と大変で、自分が考えているスケジュール通りに進まない事がほとんどのため、臨機応変に対応する対応力や判断の速さが養われている気がします。
フロントはスピードとクオリティが大事だなと感じていますので、お客様にご満足いただける対応ができる様に日々努力しかないなと考えています。
まだまだ未熟な部分もあるかとは思いますが、より良いお客様との関係を作っていけるように今後も精進して参りますので、よろしくお願いいたします。

今年、そして来年も大分県内を駆け回りますので、Webでお困りの方や少し相談したいなという方がいらっしゃいましたら、どんな山奥でもお伺いさせていただきますので、是非ご相談ください!
ブログを読んでいただいているみなさまとお会いできる日を楽しみにしています!

では、また!

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